Правила перевода работников на дистанционную работу

Если вы все же решились на перевод сотрудников на дистанционную работу (см. предыдущий материал), то специалисты юридической фирмы «Безруков и партнеры» подготовили для своих клиентов методичку об особенностях оформления трудовых отношений с дистанционными работниками. Будем рады, если изложенный ниже материал будет Вам полезен и поможет сэкономить Ваше время и ресурсы.

1. Порядок перевода работников на дистанционную работу.

Порядок перевода работников на дистанционную работу будет несколько отличаться в зависимости от того, по чьей инициативе производится перевод, а также согласны ли работники на такие изменения или нет.

1. Перевод производится по инициативе работника.

В таком случае необходимо оформить следующие кадровые документы:

1.1. Заявление работника о переводе его на дистанционную работу.

Во избежание спорных ситуаций и получения дополнительного подтверждения согласия работника на изменение условий трудового договора желательно получение от каждого работника заявления с просьбой перевести его на дистанционную работу.

После получения такого заявления работодатель ставит на нем визу.

1.2. Приказ о переводе работника на дистанционную работу.

1.3. Дополнительное соглашение к трудовому договору.

(формы документов в приложении, внизу документа)

2. Перевод производится по инициативе работодателя.

В таком случае процедура перевода усложняется.

2.1. Согласно ст. 74 ТК РФ в случае возникновения необходимости изменения условий трудового договора работодатель должен издать приказ об изменении организационных и технологических условий труда у конкретных работников.

2.2. За два месяца до предполагаемых изменений работодатель обязан письменно уведомить каждого работника о таких изменениях.

В нормах трудового законодательства не содержится определения понятия «уведомление». Соблюдение письменной формы такого предупреждения может быть обеспечено двумя способами: путем ознакомления под расписку соответствующих работников с приказом, вводящим с определенной даты указанные изменения, или путем персонального письменного уведомления каждого работника, условия труда которого будут затронуты вводимыми изменениями.

2.3. Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором (ч. 3 ст. 74 ТК РФ).

При отсутствии указанной работы или отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (ч. 4 ст. 74 ТК РФ).

2.4. По истечении двух месяцев со дня уведомления работников об изменении условий работодатель должен заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам или расторгнуть трудовые договоры с лицами, не согласными на изменение условий труда.

ВАЖНО: Существует позиция, согласно которой порядок, предусмотренный ст. 74 ТК РФ, не может быть применен в рассматриваемом случае, поскольку в данной норме речь идет об изменении условий договора работодателем, в ситуации, когда прежние условия труда не могут быть сохранены, в том числе по причинам, связанным с изменением организационных условий труда. Однако на данный момент имеется лишь рекомендация властей по возможности перевести работников на удаленную работу. Пока данная рекомендация не превратится в обязательное требование, говорить об «изменении организационных условий труда» довольно сложно.

Существует мнение, что в случае отсутствия согласия работника оформлять перевод на основании ст. 72.2 ТК РФ, которая  предполагает, что в случае эпидемии, ставящей под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, может быть произведен перевод работника без его согласия на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу у того же работодателя для предотвращения эпидемии или устранения ее последствий.

Однако указанная норма касается перевода на работу, которая не обусловлена трудовым договором и может быть связана с предотвращением эпидемии или устранением их последствий. В связи с этим представляется необоснованным ее применение.

Таким образом, в сложившейся ситуации в случае перевода работников на дистанционную работу работодателю лучше всего заручиться поддержкой работников и оформить перевод по соглашению сторон трудового договора.

Необходимо понимать, что работники, выполняющие работу, которая подпадает под определение дистанционной работы согласно положениям ст. 312.1 ТК РФ, автоматически не могут быть признаны дистанционными работниками. Работник считается дистанционным только после заключения с ним работодателем трудового договора о дистанционной работе (в рассматриваемом случае – дополнительного соглашения к трудовому договору).

2. Содержание дополнительного соглашения к трудовому договору – условия, подлежащие изменению:

• О характере работы

Необходимо дополнить трудовой договор указанием на то, что работа осуществляется дистанционно (с указанием срока, в течение которого работник будет находиться вне места нахождения работодателя).

• О месте работы

Необходимо внести изменения в пункт договора, касающийся места работы. Так, согласно письму Минфина РФ от 01.08.2013 N 03-03-06/1/30978 из определения дистанционной работы, данного в ст. 312.1 ТК РФ, следует, что для работника на «удаленке» местом постоянной работы является место его нахождения.

При этом следует учитывать, что от определения места работы будет напрямую зависеть применение районного коэффициента.

• О режиме рабочего времени

Согласно ст. 312.4 ТК РФ режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник устанавливает себе сам, если иной вариант не прописан в трудовом договоре.

Соответственно, условие о режиме рабочего времени можно оставить без изменений (как в договоре). Однако в случае необходимости построения эффективного взаимодействия между работником и работодателем рекомендуется прописать в дополнительном соглашении конкретный режим, в частности, время совещаний, направления отчетов и т.д.

Также желательно четко указать на возможность/невозможность осуществления работником работы в выходные дни, ночное время и т.д. во избежание предъявления работником впоследствии необоснованных требований об оплате работы в выходные дни и ночное время.

• Об условиях труда

Данное условие также является обязательным в силу требований ст. 57 ТК РФ. Однако в отношении дистанционных работников специальная оценка условий труда не производится                    (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»), а следовательно, указать условия труда на рабочем месте для таких работников нельзя. Это также можно указать в дополнительном соглашении при переводе на удаленную работу.

• Об условии расторжения трудового договора по инициативе работодателя

Статья 312.5 ТК РФ позволяет работодателю с согласия работника внести в трудовой договор условия, при которых он имеет право по своей инициативе расторгнуть трудовой договор с работником. Например, в договор можно включить условие, что работодатель может расторгнуть трудовой договор при ненадлежащем выполнении работником своих обязанностей, при допущении определенного количества ошибок, непредставления вовремя отчета и проч. Для минимизации рисков признания увольнения незаконным необходимо как можно подробнее расписать условие, при котором такое увольнение будет возможным.

• Об условиях, о размере, порядке и сроках выплаты компенсации за использование оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов

Если работодатель предоставляет работнику оборудование, то порядок использования и сроки обеспечения имуществом и программными средствами также необходимо отразить в дополнительном соглашении. Если работодатель не предоставляет дистанционному работнику оборудование, то нужно описать условия компенсации работнику использование личного имущества для выполнения должностных обязанностей.

Согласно разъяснениям, данным Рострудом на сайте "онлайнинспекция.рф", работодатель обязан возмещать дистанционному работнику затраты, произведенные им при выполнении трудовых обязанностей и эксплуатации своего оборудования. Отсутствие в трудовом договоре порядка возмещения таких затрат будет являться нарушением трудового законодательства, в том числе и когда сотрудник согласен с отсутствием компенсации.

• Об особенностях документооборота

Важно закрепить, каким конкретно образом работник будет взаимодействовать с работодателем (Эл. почта, мессенджеры, Skype). Желательно прописать все как можно детальнее (на какую эл. почту отправляются задачи, по какому номеру телефона производятся переговоры и т.д.).

Также можно указать, что взаимодействие сторон осуществляется путем обмена электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. Но в этом случае необходимо решить вопрос, кто возьмет на себя затраты по оформлению такой подписи.

В случае необходимости передачи работникам техники (ноутбуки и т.п.) для осуществления удаленной работы, такая передача может быть оформлена двусторонним актом.

Также рекомендуется заключать с работником в таком случае договор о материальной ответственности в отношении переданного ему имущества.

3.      Особенности дистанционной работы (ст. 312.1. ТК РФ):

• трудовая функция выполняется вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства и вообще любого обособленного структурного подразделения, в том числе находящегося в другой местности;

• трудовая функция выполняется вне стационарного рабочего места, территории или объекта, находящихся под прямым или косвенным контролем работодателя;
  
• условие для выполнения трудовой функции и взаимодействия между работодателем и работником — использование информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».

Следовательно, обратите внимание на следующие особенности дистанционной работы.:

• Договор о дистанционной работе не предполагает наличие у работника рабочего места в офисе работодателя, поэтому установление в трудовом договоре режима работы с чередованием дней дистанционной работы и работы в офисе не в полной мере соответствует трудовому законодательству и может вызвать споры с контролирующими органами.
• Согласно разъяснениям Минтруда России, если работник оформлен на дистанционную работу и работодателю понадобилось, чтобы он приехал в офис для выполнения какого-либо поручения, то такая поездка будет являться служебной командировкой (Письмо Минтруда России от 09.06.2017 N 14-2/ООГ-4733).
• Необходимо учитывать, что на сегодняшний день существует судебная практика, согласно которой перевод дистанционного работника на работу в офис может быть признан незаконным, если трудовая функция такого работника не изменилась.

Указанное подтверждается, например, Апелляционным определением Московского городского суда от 04.04.2019 по делу N 33-14969/2019, в котором суд пришел к выводу, что изменение определенных сторонами условий трудового договора должно иметь связь с изменением организационных или технологических условий труда и являться необходимым и работнику могли быть сохранены прежние условия труда.

Поэтому важно предусмотреть в дополнительном соглашении срок, на который работник переводится на дистанционную работу. В противном случае могут возникнуть проблемы при переводе сотрудников обратно на работу в офис.

Формы документов

Если вы не смогли найти ответ на свой вопрос – вы можете позвонить по телефонам горячей линии: 8-964-603-20-49, 8-964-603-92-18 с 10.00 до 13.00 для получения бесплатной консультации. Бесплатно мы консультируем только по вопросам связанным с текущей ситуацией.

Мы оказываем эту помощь безвозмездно. Однако, если посчитаете что информация на сайте вам помогла, то мы будем благодарны за любую оплату с вашей стороны:

1. Карта Сбербанка: 4276 8440 2500 8384

2. Карта Альфа Банка: 4584 1125 1703 6405

3. Карта Тинькофф: 5536 9177 1381 6459

4. Расчетный счет: ИП Безруков А.Е., ИНН 222309545900, р/с 40802810523160000330 в Филиал "Новосибирский" АО "АЛЬФА-БАНК", г. , к/с 30101810600000000774, БИК 045004774

После оплаты мы направим вам отчетные документы.

Дополнительный материал по теме: льготы по аренде, правила взаимодействия с работниками, кредитные каникулы, ограничения по торговле и др. по ссылке.

__________________________________________________________________________________________

Юридическая фирма «Безруков и партнеры» неоднократно включалась в рейтинг лучших региональных юридических фирм страны по версии рейтинга Право.ру-300 в номинациях "Арбитражное судопроизводство" и "Разрешение споров". 

Мы умеем решать самые сложные юридические задачи, и с удовольствием поможем Вам! 

Мы работаем практически по всем регионам России, включая Москву, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Новосибирск, Кемерово, Красноярск, Тюмень, Барнаул. 

Звоните по телефону  +7 (3852) 53-20-49, +7 9646032049 или пишите на адрес info@bezrukovpartners.ru